1- راندمان بالا یکی از کلیدهای موفقیت است.

• به چت ها در عرض 10 ثانیه پاسخ بدهید، حتی اگر پیام دریافت شده تان چیزی مثل این باشد” سلام، تا ده ثانیه میام”. مشتری ها دوست دارند خدماتی که دریافت می کنند در هر ثانیه دردسترسشان باشد. حتی اگر مشغول حرف زدن با مشتری دیگری هستید برای یک ثانیه هم که شده پاسخ آنها را بدهید.
• پاسخ های از پیش آماده شده برای سوال های رایج و ساده مشتریان بسیار کارا هستند. اگر چه که این متن های از پیش تعیین شده باید به عنوان راهنما و برای سوال هایی خاص که نیاز به بررسی دارد، مورد استفاده قرار گیرند.
• میانبرهای صفحه کلید را برای کارهایی که اغلب انجام می دهید یاد بگیرید. این میانبرها می توانند هم زمان شما و هم مشتری را کمتر صرف کنند. علاوه بر اینها درخواست برای یادگیری بیشتر درباره میانبرهای صفحه کلید مسئولتان را هم خوشحال می کند_ از این کار می فهمد شما به کاری که انجام می دهید، اهمیت می دهید_.

2- حرفه‌ای بودن باعث ایجاد اطمینان خاطر می شود.

• از اصطلاحات و واژه های غلط پیشگیری کنید. سعی کنید اصطلاحات خاص و مترادف های نامتعارف یک کلمه را تاحد امکان کاهش دهید و همیشه زمانی را برای مطالعه آنچه برای مشتری نوشته اید بگذارید و بعد دکمه “ارسال” را بزنید. اگر چت هایتان ساده و قابل فهم تر باشد، بیشتر در ایجاد اعتماد در مشتری موفق خواهید بود.
• مشکلی ندارد که بگویید “نمی دانم و باید بررسی کنم”. قطعا شما پاسخ هر سوالی را نمی دانید، پس وقتی این اتفاق برایتان می افتد صادق باشید و بگویید که نمی دانید. رک بودن در رابطه با مشتریانتان برایتان اعتماد را به ارمغان می آورد.
• هیچ کس دوست ندارد با یک رباط هم کلام شود. حرفه‌ای باشید ولی با این حال آنچه هستید_شخصیتتان_ را هم وارد بحث ها کنید. به هر کدام از سوال ها و نظرات کاربران اهمیت ویژه‌ای قائل شوید و به هرکدام بر اساس آنچه خواسته شده جواب دهید.

3- با مشتری ها همدردی کنید.

• بگذارید مشتری بدانند که شما خستگی آنها را درک می کنید. مشتری ها هم مثل هرکس دیگری می خواهند درک شوند. اگر کسی درباره شرایطی که دارد احساساتی شده، کاری کنید بفهمد که با وی احساس همدردی می کنید. بعد سرسختانه سعی کنید مشکلش را برطرف کنید و تازمانی که راه حلی که ارائه کرده اید عملی شود دنبال کار را بگیرید و از نحوه عملکرد اطلاع کسب کنید.

4- آگاه و دارای اطلاعات زیاد باشد.

• همیشه به تاریخچه چت مشتری‌ای که دوباره به سراغتان آمده مراجعه کنید و محتوایش را بررسی کنید. زمان کوتاهی صرف کردن برای بررسی موارد خدماتی که به مشتریان ارائه شده و یا آنچه که از شما خریداری کرده، به شما دیدی از چالشی که مشتری با آن مواجه است و سوالاتی که امکان پرسیدنشان بیشتر است، می دهد.
• از اطلاعات مشتریان استفاده کنید تا باتوانید بیشتر بشناسیدشان و آنچه که به آن نیاز دارند را زودتر دراختیارشان قرار دهید. داشتن دسترسی به اطلاعاتی مثل تاریخچه سفارشات و تراکنش های قبلی باعث می شود عملکرد سریعتر و حتی دقیقتری داشته باشید.
• عدم وجود دقت باعث می شود چت به نتیجه نرسد. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات شرکت و یا محصولاتی که در اختیار مشتری قرار می دهید دقیق و به روز باشند. اگر اطلاعات شما درمورد پخش، پیشرفت و تغییرات قوانین محصولات به روز نباشند، مشتریان هیچ وقت باور نمی کنند که شرکت‌تان همتراز شرکت های دیگر است.

5- فیدبک ها را جمع آوری کنید و به سوی پیشرفت حرکت کنید.

• نظراتی که می توانند به بهبود محصولات، پیشرفت بیشتر و یا حتی چت های بهتر کمک کنند را مورد توجه قرار دهید. مشتری ها بهترین منبع فیدبک درمورد خدمات و محصولاتتان هستند. به آنها گوش دهید، ازشان قدردانی کنید و آنچه را که با تیم هایی خوب و کار بلد یادگرفته اید، به اشتراک بگذارید.
• همیشه سعی کنید یک پایان قوی داشته باشید. در پایان هر مکالمه از مشتریانتان سوالاتی بپرسید تا مطمئن شوید به همه سوالاتشان پاسخ داده اید. مکالمه را با رضایت مندی به پایان برسانید و به مشتری تان یادآوری کنید که پرسش نامه موجود در سایت را بعد از اتمام مکالمه پاسخ دهد.
• از زمان هایی که سرتان زیاد شلوغ نیست بیشترین استفاده را بکنید. وقتی سرتان زیاد شلوغ نیست ، همکارانتان را مورد مطالعه قرار دهید تا اطلاعات وتوانایی هایتان را افزایش دهید. اگر با همکارانتان در تعامل باشید و کارهایی که آنها می کنند را به دقت نگاه کنید و مورد بررسی قرار دهید، می توانید محیطی با عملکرد سریع و دقیق به وجود آورید_این همان دلیلی است که چت به سایر موارد ترجیح داده می شود.