آرامش در محیط کار یکی از خصوصیاتی است که کارکنان همه بخش‌های یک کسب و کار باید داشته باشند. اما این نکته برای کارکنان پشتیبانی که بیشتر ساعات روز در ارتباط مستقیم با مشتری هستند، اهمیت زیادی پیدا می‌کند، زیرا ممکن است یک اپراتور پشتیبانی در طول روز با مشتری‌های مختلفی در ارتباط باشد که حفظ آرامش در ارتباط با مشتریان یکی از نکات مهم موفقیت یک اپراتور پشتیبانی است.
فراموش نکنید که در بیشتر مواقع مشتریان زمانی با بخش پشتیبانی تماس می‌گیرند که دچار مشکل شده‌اند و گاهی حتی ممکن است به دلیل شرایط پیش آمده آرامش خود را از دست داده و عصبانی شوند، بنابراین این نکته وظیفه یک اپراتور پشتیبانی را سنگین‌تر می‌کند که بتواند در هر شرایطی وضعیت را کنترل کند. با توجه به اهمیت این موضوع در این مطلب برای شما نکاتی را درباره داشتن آرامش در محیط کار بیان می‌کنیم و راه‌هایی را معرفی می‌کنیم تا بتوانید آرامش بیشتری در ارتباط با مشتریان خود داشته باشید.
راهکارهایی برای داشتن آرامش در محیط کار
1- نفس عمیق بکشید
دانشمندان به این نتیجه رسیده‌اند که نفس عمیق موجب کاهش استرس و افزایش تمرکز و احساسات مثبت می‌شود. زمانی که یک اپراتور پشتیبانی ذهن آرام داشته باشد می‌تواند خلاقیت بیشتری در برخورد با وضعیت‌های مختلف از خود نشان دهد.
گاهی ممکن است اپراتورهای پشتیبانی زمان‌های سختی سپری کنند. این کارکنان می‌توانند برای دوری از استرس چندین بار نفس عمیق بکشند. مطمئن باشید که تکرار این کار موجب احساس آرامش بیشتری خواهد شد، زیرا ضربان قلب شما کاهش پیدا می‌کند و شما تمرکز بیشتری خواهید داشت.
2- تنفس مثلثی را امتحان کنید
از آنجایی که اپراتورهای پشتیبانی دائما در حال ارتباط با مشتری هستند شاید فرصتی برای بیرون رفتن از محیط کار و کاهش استرس خود نداشته باشند. بهترین کار برای این کارکنان، تنفس مثلثی است.
شما می‌توانید تنفس مثلثی را به شکل زیر انجام دهید:
– با شمارش اعداد از 1 تا 4 از راه بینی به آرامی عمل دم را انجام دهید.
– با شمارش اعداد از 1 تا 4 دم خود را به آرامی حبس کنید.
– با شمارش اعداد از 1 تا 4 عمل بازدم را به آرامی انجام دهید.
این تنفس را به مدت 3 الی 4 دقیقه به این صورت ادامه دهید تا استرس شما کاهش پیدا کند.
3- برای آرامش در محیط کار، گاهی به آسمان و حرکت ابرها نگاه کنید
معمولا زمانی که در محیط کار ناراحت یا عصبانی هستید چه کاری انجام می‌دهید؟ بسیاری از افراد نمی‌توانند خود را کنترل کنند و ساعت‌ها با عصبانیت و ناراحتی به کار خود ادامه می‌دهند. همین موضوع باعث می‌شود همکاران این‌گونه افراد نیز تحت تاثیر این رفتار قرار بگیرند و در کل محیط کار تبدیل به محلی پر از تنش و ناراحتی شود.
یک راه‌حل ساده و کاربردی برای رهایی از استرس و ناراحتی در محیط کار این است که کنار پنجره بروید و به آسمان نگاه کنید.
زمانی که نمی‌توانید استرس خود را کنترل کنید بهتر است برای چند بار این کار را انجام دهید. این موضوع موجب کاهش استرس شما خواهد شد. فقط یک بار امتحان کنید!
4- سلامتی جسمی بررفتار شما تأثیرمی‌گذارد
کارکنان بخش پشتیبانی معمولا ساعات زیادی را در طول روز در حالت نشسته می‌گذرانند. این شرایط می‌تواند به مرور زمان باعث شود شما احساس خوبی نداشته باشید و شادابی اول صبح خود را از دست دهید. اگر می‌خواهید ذهن آرامی داشته باشید باید به سلامتی خود بیشتر توجه کنید. کار زیاد با کامپیوتر می‌تواند چشمان شما را خسته کند، برای چند ثانیه به چشمان خود استراحت دهید. پشت میز نشستن باعث می‌شود کمر شما درد کند، بهتر است چند ساعت یک‌بار وضعیت نشستن خود را تغییر دهید.اگر تشنه هستید یک لیوان آب بنوشید. اگر گرسنه هستید گرسنگی خود را رفع کنید و … بعد از انجام این کارها با انرژی بیشتری می‌توانید به کار خود ادامه دهید.
5- بر روی کار خود بیشتر تمرکز کنید
افرادی که در بخش پشتیبانی کار می‌کنند هر روز با مشتری‌های زیادی در ارتباط هستند. ارتباط با مشتری در کنار تجربه‌های مثبت، می‌تواند گاهی باعث ایجاد چالش‌های جدیدی برای شما شود. داشتن تمرکز بر روی کاری که انجام می‌دهید می‌تواند بهترین نتیجه را برای شما داشته باشد.
اما منظور از تمرکز بر روی کار چیست؟ شما یک کارمند در بخش پشتیبانی مشتری هستید. به این مفهوم که تمام وقت شما با مشتریانی سپری می‌شود که به کمک شما نیاز دارند. تمرکز بر روی کار یعنی مشتریان خود را به بهترین شکل ممکن در هر زمانی، راهنمایی و پشتیبانی کنید.
6- برای چه کاری استخدام شده‌اید؟
شما در محیط کاری خود چه وظایفی را بر عهده دارید؟ ارتباط با مشتری و کمک به آنها، این به مفهوم است که شما باید در هر لحظه آرامش داشته باشید. زمانی که تحت فشار هستید به یاد بیاورید که بارها و بارها در این موقعیت قرار گرفته‌اید و تجربه گذراندن این مرحله را داشته‌اید. این نکته را فراموش نکنید که برای چه کاری استخدام شده‌اید و باید چه کارهایی را انجام دهید.
7- برنامه منظم داشته باشید
یکی از بهترین کارهایی که می‌توانید برای داشتن آرامش در محیط کار خود انجام دهید، نوشتن یک برنامه منظم و روزانه است. بهتر است در ابتدای روز یک لیست تهیه کنید از همه کارهایی که امروز می‌خواهید انجام دهید تا با آرامش بیشتری به کارهای خود برسید.
8- محصول و خدمات خود را بهتر بشناسید
یکی از مهم‌ترین دلایلی که باعث می‌شود یک اپراتور پشتیبانی در هنگام کار، استرس زیادی داشته باشد نداشتن اطلاعات کافی در مورد محصول و خدمات است. دانش محصول یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر اپراتور پشتیبانی یاید داشته باشد تا اینکه بتواند به درستی مشتری را راهنمایی کند. شناخت محصول موجب افزایش اعتماد به نفس و آرامش در محیط کار می‌شود.
9- بیشتر سوال بپرسید
یکی از عواملی که کارکنان را دچار استرس می‌کند این است که در هنگام ارتباط با مشتری اطلاعات کمی درباره مشکل مشتری دارند. زمانی که با این مشکل مواجه می‌شوید برای دوری از استرس می‌توانید وارد جزییات شوید و از مشتری سوا‌ل‌هایی را بپرسید تا اینکه منظور آنها کاملا متوجه شوید. پرسیدن سوال، اعتماد به نفس شما را افزایش می‌دهد و شما می‌توانید با آرامش به کار خود ادامه دهید.
10- برای داشتن آرامش در محیط کار، از 1 تا 10 بشمارید
اگر بخواهیم یک لیست آماده کنیم وعواملی که موجب ایجاد آرامش در محیط‌های پر تنش می‌شود را نام ببریم، شمارش اعداد در بالای این لیست قرار می‌گیرد.
اما منظور از شمارش اعداد چیست؟ اگر بعد از یک تماس، احساس می‌کنید آرامش خود را از دست داده‌اید بهتر است پیش ازشروع صحبت با مشتری دیگر، از 1 تا 10 بشمارید. به همین سادگی! این کار موجب آرامش شما می‌شود و شما می‌توانید در ارتباط بعدی تمرکز بیشتری داشته باشید. همین حالا امتحان کنید : یک، دو، سه و …
11- در رفتار خود انعطاف‌پذیر باشید
یک اپراتور پشتیبانی در هر لحظه با افراد زیادی در ارتباط است و گاهی ممکن است در طول روز، اتفاق‌هایی پیش بیاید که خارج از برنامه است. در این شرایط بهتر است فرد در رفتار خود انعطاف‌پذیر باشد.
منظور از انعطاف‌پذیری در رفتار این است که چالش‌ها و تجربه‌های جدید را بپذیرید و قبول کنید که نمی‌توانید در هر لحظه همه اتفاق‌ها را پیش‌بینی کنید. انعطاف‌پذیری در رفتار موجب می‌شود که شما نکات مثبت و منفی ارتباط با مشتری را به عنوان یک تجربه کاری مفید در نظر بگیرید.
اگر می‌خواهید رفتار انعطاف‌پذیر داشته باشید، موارد زیر را رعایت کنید:
– تجربه‌های جدید را قبول کنید
– آماده گوش کردن باشید
– همیشه سوال بپرسید
– قبول کنید که همه اتفاق‌ها قابل پیش‌بینی نیستند و شما همیشه نمی‌توانید اتفاق‌ها را از قبل برنامه‌ریزی و کنترل کنید.
12- به یک موسیقی آرامش‌بخش گوش دهید
یکی از راه‌هایی که استرس شما را کمتر می‌کند، گوش دادن به موسیقی بی‌کلام است. شما می‌توانید در زمان‌های استراحت خود به یک موسیقی آرام و بی‌کلام گوش کنید و آرامش خود را دوباره به دست بیاورید. شنیدن یک موسیقی آرام می‌تواند تاثیر مثبتی بر روی ذهن داشته باشد.
13- به این سوالات پاسخ دهید
دیپاک چوپرا که یکی از نویسندگان معروف آمریکایی هندی است پیشنهاد می‌کند برای داشتن آرامش در محیط کار این چهار سوال زیر را از خود بپرسید:
– من چه کسی هستم؟!
– من چه می‌خواهم؟!
– هدف من چیست؟
– من برای چه چیزی سپاسگزارم؟
جواب دادن به این سوال‌ها می‌تواند تاثیر مثبتی بر روی ذهن شما داشته باشد و شما با تمرکز بیشتری به کار خود ادامه دهید.
آرامش در محیط کار می‌تواند موجب بهترین عملکرد در ارتباط با مشتری شود زیرا
– شما می‌توانید ارتباطات بهتر و سالم‌تری با مشتری داشته باشید
– می‌توانید در پاسخ‌گویی به مشتری خلاق‌تر باشید
– زمانی که آرام هستید، اعتماد به نفس شما بیشتر می‌شود
اگر می‌خواهید ارتباط موفقی با مشتریان خود داشته باشید، بهتر است چند دقیقه از روز را صرف آرامش خود کنید، در این صورت می‌توانید با ارتباط بهتر، مشتریان راضی و شاد داشته باشید.
