دورکاری نوعی روش انجام کار است که در چند سال اخیر بسیار رواج پیدا کرده است. افراد دورکار می‌توانند بدون رفت و آمد به محل کار در منزل، فضاهای کاری اشتراکی و کافه‌ها، تکالیف و وظایف حرفه‌ای خود را انجام دهند.

۶۶ درصد از شرکت‌ها به کارکنان خود این اجازه را می‌دهند که به صورت دورکاری فعالیت کنند و ۱۶ درصد آن‌ها به طور کامل دورکاری می‌کنند. براساس گزارشی که توسط شرکت بین‌المللی داده ارائه شده است پیش‌بینی می‌شود که تا سال ۲۰۲۰ حدود ۷۲ درصد از نیروی کار آمریکا را افراد دورکار تشکیل دهند.

با این حال، مدیرانی وجود دارند که در مورد استفاده از این روش دچار تردید هستند و سوالاتی از این نوع دارند چگونه از کار کردن کارکنان در خانه یا محیط دیگر مطمئن شویم؟ ، آیا کار کردن به صورت دورکاری برای کارکنان شرکت مناسب است؟ و…

نکته قابل توجه این است که شرکت‌های بزرگی مانند یاهو، Aetna و Bank of America در حال برنامه‌ریزی هستند تا فعالیت‌های دورکاری خود را به طور کامل از بین ببرند. اما با وجود برنامه‌ریزی‌هایی که شرکت‌های بزرگ برای حذف این سبک کاری انجام می‌دهند، افراد دیگری نیز هستند که تمایلی به حضور در محیط‌های کاری ندارند و دورکاری را انتخاب می‌کنند.

به اعتقاد لی ریمز از ClientWhys، دور کاری موجب صرفه‌جویی در هزینه‌های شرکت و افزایش بهره‌وری نیروی کار می‌شود. شین هارلی از شرکت RedFynn Technologies معتقد است که دورکاری به مدیران کمک می‌کند تا به یک مخزن پر از استعداد دسترسی داشته باشند.

همان‌طور که مشاهده می‌کنید دیدگاه‌های متفاوتی در این باره وجود دارد که موجب می‌شود برخی از کسب و کارها از دورکاری استفاده کنند و برخی دیگر در مورد این موضوع تردید داشته باشند. با توجه به این مسائل، ما تصمیم گرفته‌ایم که در این مقاله درباره مزایا و چالش‌های این سبک کاری صحبت کنیم.

دورکاری از طریق فضای کار اشتراکی

دورکاری چه مزایایی می‌تواند برای کسب و کارها داشته باشد؟

۱-  افزایش بهره‌وری

بسیاری از کارفرمایان باور دارند که استخدام پیمانکاران مستقل یا افراد دورکار مانع بهره‌وری آن‌ها خواهد شد زیرا عواملی مانند صدای لباسشویی، صدای بچه‌ها، خوردن ناهار، استراحت کردن و … می‌تواند حواس این کارکنان را به راحتی پرت کند و وقفه‌ی طولانی در کار آن‌ها ایجاد کند. اما مسئله به این سادگی نیست! زمانی که یک کسب و کار ازاین سبک کاری استفاده می‌کند در واقع به کارکنان خود آزادی عمل می‌دهد تا در هر مکانی که تمایل دارند کار کنند. همین موضوع موجب می‌شود کارکنان احساس خوشحالی کنند و با فداکاری بیشتری وظایف خود را انجام دهند. 

در کنار این موارد افراد دورکار باید باانگیزه و مستقل باشند زیرا در غیر این صورت بهره‌وری دچار مشکل می‌شود و به رشد کسب و کار شما آسیب می‌زند. برای این‌که بتوانید میزان بهره‌وری افراد دورکار را افزایش دهید بهتر است به این نکات توجه کنید:

– خصوصیات اخلاقی را درک کنید: اگر می‌خواهید افراد دورکار بهره‌وری بیشتری داشته باشند باید شخصیت و خصوصیات اخلاقی آن‌ها را بشناسید. برخی از کارکنان در مقایسه با دیگران به تشویق و امنیت بیشتری نیاز دارند، برخی دیگر به دنبال اهداف خاصی هستند و …

– با افراد دورکار ارتباط برقرار کنید: بهتر است از روش‌های ارتباطی روشن استفاده کنید و تماس‌های منظم با افراد دورکار داشته باشید تا کارکنان در راستای اهداف مشخص فعالیت کنند. سعی کنید برای افزایش بهره‌وری، مکالمه‌های کوتاهی در طول روز با هم داشته باشید.

– اهداف خود را مشخص کنید: شما باید اهداف هفتگی، ماهانه و سالانه کسب و کار خود را مشخص کنید و از این موضوع مطمئن باشید که اعضای تیم از وظایف خود برای رسیدن به این اهداف آگاه هستند. 

– بر پیشرفت و روند اجرای کار نظارت کنید: خروجی هر کار بسیار مهم است و شما به عنوان رهبر یک کسب و کار وظیفه دارید که پیشرفت کارکنان را در برابر اهدافی که دارید بررسی کنید. 

۲- جذب استعدادهای برتر

فرض کنید برای انجام کارهای خود به دنبال یک طراح ماهر هستید، بهترین راه برای پیدا کردن یک طراح خوب چیست؟ شما دو راه‌ پیش رو دارید: 

– شخص مورد نظر را از شهری که در آنجا مشغول به فعالیت هستید انتخاب می‌کنید.

– فردی را از میان طراح‌های کل کشور، انتخاب می‌کنید.

بدون شک گزینه دوم انتخاب بسیار مناسبی است زیرا شما می‌توانید بهترین طراح‌ها را از کل کشور برای کار خود استخدام کنید.

زمانی که با کارکنان به صورت دورکاری همکاری می‌کنید کسب و کار شما، محدود به یک منطقه یا جغرافیای خاص نمی‌شود و شما می‌توانید به راحتی  استعدادهای برتر را از هر جایی که می‌خواهید جذب کنید و یک  تیم از کارکنانی با ایده‌های متفاوت ایجاد کنید.

۳- کاهش هزینه‌ها و افزایش پس‌انداز 

حضور یک فرد در محل کار برای صاحبان کسب و کار چه هزینه‌هایی را به دنبال دارد؟ هزینه‎‌هایی مانند حقوق ماهیانه، بیمه درمانی، پول رفت و آمد به شرکت، بیمه عم، هزینه‌های اداری، هزینه فضای کاری و … 

همانطور که مشاهده می‌کنید حضور یک کارمند در محل کار، هزینه‌های بسیار سنگینی برای کارفرمایان به همراه دارد که صاحبان کسب و کار می‌توانند با استفاده از دورکاری بسیاری از این هزینه‌ها را کاهش دهند. همچنین براساس بررسی‌هایی انجام شده در مورد دورکاری، کارکنانی که به صورت ریموت فعالیت دارند در مقایسه با کارکنان عادی می‌توانند سالیانه ۲۰۰۰ تا ۷۰۰۰ دلار در زمینه‎‌های مختلفی مانند مراقبت از کودکان، غذا، پوشاک و حمل‌و‌نقل پس‌انداز کنند.

۴- کاهش میزان غیبت کارکنان

مهم‌ترین مزیتی که می‌توان برای دورکاری معرفی کرد کاهش میزان غیبت افراد است. به طور مثال تصور کنید در یک روز سرد زمستانی، شما یک جلسه مهم کاری دارید، اما بارش شدید برف باعث ترافیک سنگین و مختل شدن رفت و آمد می‌شود. 

به احتمال زیاد جلسه بدون حضور شما برگزار می‌شود و شما اطلاعات مهم این جلسه را از دست می‌دهید. حال تصور کنید فعالیت شما در این شرکت به صورت دورکاری است و جلسه به صورت غیرحضوری برگزار می‌شود بالطبع در این حالت، بارش شدید برف مانع از حضور شما در جلسه نمی‌شود زیرا شما می‌توانید با استفاده از ویدئو کنفرانس در جلسه حضور داشته باشید.

مطالعات نشان می‌دهند که ۷۵ درصد از افراد دورکار در صورت بروز حوادثی مانند شرایط بد آب و هوا، سرماخوردگی و … به کار خود ادامه می‌دهند در حالی که تنها ۲۸ درصد از کارکنانی که دورکار نیستند در چنین شرایط مشابه به محل کار می‌روند.

با وجودی که دورکاری می‌تواند مزایای بسیاری برای مدیران و کارکنان داشته باشد اما چالش‌هایی را نیز به همراه دارد:

دورکاری چه نوع چالش‌هایی می‌تواند به همراه داشته باشد؟

۱- ارتباطات

تصور کنید شما می‌خواهید با یکی از کارکنان خود تماس ویدئویی برقرار کنید اما این شخص به هر دلیلی پاسخ‌گو نیست. شرایطی از این قبیل می‌تواند ارتباط و هماهنگی شما را با افراد دورکار دچار مشکل کند و در نتیجه پیشرفت کار را تحت تاثیر قرار دهد.­ 

راه‌حل: شما می‌توانید برای مدیریت افراد دورکار از ابزارهای مدیریت پروژه مانند اسلک، Asana یا  Basecamp استفاده کنید، همچنین با برنامه‌هایی مانند skype ،Google Hangouts و Flock ارتباطات تیم خود را تقویت کنید.

۲- امنیت

امنیت یکی از چالش های مهم دورکاری است. مطالعه‌ای که در سال ۲۰۱۸ توسط Apricorn انجام شده است نشان می‌دهد که یک سوم از سازمان‌ها به دلیل کار با تلفن همراه، داده‌های خود را از دست داده‌اند چون در اکثر موارد افراد دورکار از سخت‌افزارهایی برای انجام کارها استفاده کرده‌اند که مدیریت و پشتیبانی این سخت‌افزارهای متنوع کمی دشوار است. لازم به ذکر است که این موضوع یک چالش و نقطه ضعف برای دورکاری محسوب می‌شود.

راه‌حل: بهترین روش برای مقابله با این چالش، از بین بردن نقاط احتمالی آسیب‌پذیر است یعنی بهتر است کارکنان دورکار را تشویق کنید تا وسایل شخصی و حرفه‌ای مربوط به کار خود را از یکدیگر جدا کنند.

شما می‌توانید برای کارمندان خود یک فضای ذخیره‌سازی ابری مانند پیپر دراپ‌باکس (Paper Dropbox) و سرویس گوگل داکس (Google Docs) فراهم کنید تا آن‌ها بتوانند تمامی اطلاعات مربوط به کار را برای جلوگیری از اختلاط در آنجا ذخیره کنند. روش‌های ساده‌ای مانند حفظ رمز عبور با استفاده از برنامه‌ مدیریت رمز عبور ۱Password و  امکان تایید هویت دو عاملی هستند که می‌توانند در این مسیر به شما کمک کنند. 

۳- پیگیری

بدون شک پیگیری افراد دورکار کمی دشوار است به خصوص زمانی که می‌خواهید حقوق آن‌ها را به صورت ساعتی پرداخت کنید. 

راه‌حل: بهتر است تمام انتظارات خود را در روز اول به کارکنان انتقال دهید. شما می‌توانید با استفاده از سیستم‌های ردیابی و مدیریت زمان، میزان عملکرد کارکنان خود را در طول روز ارزیابی کنید. اما یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید در دورکاری در نظر بگیرید اعتماد است به این مفهوم که صاحبان کسب و کار و افراد دورکار برای پیشرفت باید به یکدیگر اعتماد داشته باشند.

شما می‌توانید برای مدیریت بهتر پروژه‌ها و بررسی روند انجام کارها از برنامه‌هایی مانند تاگل (Toggle) یا ترلو (Trello)، کلاکیفای (Clockify) و اگزوسافت (Axosoft) استفاده کنید. 

۴- پیدا کردن افراد مناسب

شما نمی‌توانید با برگزاری یک جلسه، عادات، نگرش‌ها و خصوصیات افراد را به خوبی درک کنید. از آنجایی که نقاط ضعف و قوت افراد با گذشت زمان آشکار می‌شوند بنابراین بهتر است فرصت اشتباه به کارکنان خود بدهید تا آن‌ها بدون نگرانی کار کنند.

راه‌حل:  این نکات را برای انتخاب افراد دورکار در نظر بگیرید:

– تحقیق و بررسی کنید: شما می‌توانید سابقه کاری فرد مورد نظر را بررسی کنید و سوالاتی را در مورد نقش‌هایی که در پروژه‌های مختلف داشته است از آن‌ها بپرسید.

– از دوستان پرس و جو کنید: یکی از بهترینکارهایی که می‌توانید انجام دهید مراجعه به دوستان است. شما می‌توانید بهترین اطلاعات را از دوستان و همکاران شخص مورد نظر به دست بیاورید.

– توصیه‌نامه‌ها را مطالعه کنید: اگر از طریق یک وب‌سایت به دنبال افرادی برای دورکاری هستید بهتر است توصیه‌نامه‌هایی که در مورد افراد وجود دارد را با دقت بررسی کنید.

– رسانه‌های اجتماعی را بررسی کنید: افراد با استعداد از رسانه‌های اجتماعی به شیو‌ه‌های جدید برای پیدا کردن فرصت‌های شغلی استفاده می‌کنند، بهتر است در اولین گام برای بررسی این افراد از توییتر و لینک‌دین استفاده کنید.

– به اطراف خود نگاه کنید: برای پیدا کردن افراد مناسب برای دورکاری لزوما نباید یک نفر را پیدا کنید که در کشور دیگری ساکن است. شما می‌توانید افراد تیم دورکاری را از شهر و اطراف خود نیز پیدا کنید.

– شرایط کار را بیان کنید: بهتر است انتظارات خود را به درستی توضیح دهید. آیا دورکاری به صورت پاره‌وقت یا تمام‌وقت است؟ بازه زمانی کار کردن آن‌ها چگونه است؟ و …

در حالت کلی شما به کارکنانی نیاز دارید که دارای روحیه کار تیمی، با انگیزه و باهوش باشند، همچنین در بلند مدت بتوانند خود را با شرایط وفق دهند.

شما می‌توانید از طریق دورکاری، افرادی با استعدادهای برتر را از شهر و کشورهای مختلف برای فعالیت در کسب و کار خود انتخاب کنید. این سبک کاری نه تنها انعطاف‌پذیری لازم را به تیم شما اضافه می‌کند بلکه به کارکنان نیز کمک می‌کند تا میان کار و زندگی خود تعادلی ایجاد کنند. نظر شما در این باره چیست؟ آیا به کارمندان خود اجازه می‌دهید که از راه دور کار کنند؟ 

منابع:

https://adamfard.com/ux-design-blog/benefits-and-challenges-of-remote-teams-and-employees/

https://blog.hubspot.com/marketing/remote-agency

شما می‌توانید به صورت دورکاری با تیم رایچت کار کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید به صفحه فرصت‌های شغلی رایچت مراجعه کنید.


برای دریافت آخرین مطالب بلاگ رایچت، در خبرنامه عضو شوید.

دریافت خبرنامه رایچت بصورت ماهانه